Mapear um processo significa criar um modelo diagramático que represente, de forma satisfatória, um processo. Um benefício de mapear (mapeamento ou modelagem diagramática) é facilitar a comunicação entre as pessoas na busca por melhorias a este processo modelado. A representação visual (ao invés de textual) da lógica do processo tende a ser muito mais eficiente para a dinâmica de reuniões entre pessoas que buscam identificar melhorias.
A princípio, podemos associar a busca por melhorias em processos a uma “caça ao tesouro”. Isso porque, para caçar um tesouro, de forma mais eficiente, é necessário ter um mapa que oriente os caçadores. O modelo do processo é capaz não só de facilitar a identificação dos pontos de melhoria (“tesouros”), mas, também, de mostrar toda a sequência de atividades e eventos que poderá ser afetada com as alterações planejadas no processo.
Ademais,outro benefício da modelagem está relacionado à gestão do conhecimento. O registro da lógica do processo faz com que este conhecimento não fique somente na mente das pessoas. Imagine ter que descrever o rosto de uma pessoa A, que você conhece, a uma pessoa B. Você pode tentar fazer um “retrato falado”.Ele não terá a precisão de uma foto, mas será capaz de gerar uma comunicação entre você e a pessoa B. Quanto mais preciso for o retrato falado (modelo), maior a chance de você repassar de forma correta seu conhecimento.
Contudo, não basta ter um modelo. É necessário a presença de pessoas que saibam interpretar este modelo. E por falar em interpretação, ou mais ainda, em boa compreensibilidade, uma das técnicas mais eficazes apontadas na literatura é o BPMN (Business Process Model and Notation).
TÉCNICA BPMN
Esta técnica separa muito bem o que é “atividade” do que é “evento”. Logo, a atividade é uma ação, como, por exemplo, “emitir a nota fiscal”, enquanto o evento é algo que acontece durante o processo, como “pedido gerado”. Muitas vezes, o evento representado no modelo de um processo A é resultado de uma atividade que ocorre em um processo B. Isso enriquece a percepção de conexão entre processos.
Além disso, a técnica BPMN representa os atores do processo (como os departamentos responsáveis). Ao modelar um processo de ponta a ponta, pode-se visualizar que o fluxo de atividades e eventos pode passar de um departamento para outro. Um dos grandes benefícios desta modelagem de ponta a ponta é a possibilidade de visualizar o processo por inteiro e não somente sob a perspectiva de um único departamento.
A técnica ainda permite a visualização do fluxo de mensagens entre processos e da geração e uso de documentos ao longo do processo. E tudo isso, portanto, podendo ser gerado e compartilhado por meio de softwares de livre acesso.
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