A improdutividade é cada vez mais comum atualmente. Ela, com a falta de planejamento, fazem com que, em vez de fazer suas atividades, você prefira ver videos de comédia no YouTube.
Quantas vezes você deixou de fazer algo que gosta, como estar com sua família ou assistir a algum filme, para resolver algum problema? Ou quantas vezes já passou a noite em claro porque alguma atividade deveria estar pronta na manhã seguinte Neste post tentaremos mostrar alguns planos de ação para que essas ações não aconteçam novamente. Em seguida, vamos apresentar uma matriz de importância simples que você pode usar e fazer por conta própria uma análise sobre o seu dia a dia.
Aspectos das urgências
Existe uma tendência nas empresas de que os gestores atuam sempre sobre demanda, ou seja, “apagar os incêndios” que aparecem. Atuam a maior parte do seu tempo com imprevistos e com quebras de rotina. E claro, quando existem tantas quebras no trabalho, você não consegue se dedicar totalmente a uma tarefa. E normalmente, não entrega suas atividades com qualidade.
Essas interrupções e urgências no trabalho geram: improdutividade. E mais:
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Stress
É estressante saber que mais um dia de trabalho será gasto para resolver problemas de algum setor. Horas gastas frequentemente para refazer uma atividade do funcionário que fez mal feito, ou ter que parar seu trabalho para atender a alguma reclamação do cliente. Ainda mais com toda a pressão de tudo ser urgente.
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Desperdício de tempo
Quando trabalhamos com muitas pausas ou desvios de atenção, ficamos com dificuldades em concentrar no trabalho. Toda vez que voltamos ao trabalho, perdemos tempo até que fiquemos focados.
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Trabalhos acumulados
Quando perdemos horas resolvendo imprevistos, não temos tempo para fazer aquilo que era para ser o básico. As suas atividades acabam ficando de lado e uma montanha de trabalho acumulado aparece.
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Perda de qualidade
Quando focamos em muitas coisas, não fazemos bem nada. A qualidade é prejudicada pela falta de foco.
Planejamento é o ponto chave
A hora que você se planejou para trabalhar deve ser o momento em que você terá a maior produtividade que conseguir para alcançar seus objetivos. Sem pausas. Planejamento é o ponto chave. Mas mesmo com o planejamento bem feito, é claro que muitas interferências ocorrem no seu período de trabalho.
Matriz Urgente-Importante
Para mostrar de forma visual, temos aqui a Matriz Urgente – Importante. Essa matriz existe para melhorar sua visualização total de suas atividades. Com ela você consegue compreender, de fato, onde investe o seu tempo. Ela é uma grade composta por 4 áreas em que distribuímos nossas atividades.
Para continuarmos nosso assunto, vamos delimitar aquilo que significa URGENTE:
- Aquilo que você não conseguiu prever (imprevisto);
- Aquilo que precisa ser feito agora.
- No quadrante 1(Urgente-Importante): São incluídas todas as atividades que são importantes, que levam para seu objetivo final, mas que por algum motivo, seja de mau planejamento ou imprevisto, está classificado também, como urgente.
- No quadrante 2 (Importante-Não urgente): São incluídas todas as tarefas que te levam para o objetivo final, mas que você ainda tem um tempo para poder colocá-las em prática. Esse, com toda certeza, é o quadrante mais importante dessa matriz. E ele que deveria ser o mais cheio de atividades, o mais usado e o principal.
- No quadrante 3 (Não importante – Urgente): São incluídas as tarefas necessárias a serem feitas, mas que não geram valor para seu objetivo final. Nesse quadrante ficam alocadas as interrupções no seu trabalho.
- No quadrante 4 (Não importante – Não urgente): São incluídas todas as atividades que não geram valor para a empresa e não é necessário que sejam feitas na hora. São as distrações, mau uso das redes sociais. Nesse quadrante entram a procrastinação e fuga.
Como utilizar essa matriz?
Você pode listar em uma folha de papel ou em qualquer documento que possua, as atividades que você tem feito nesses últimos dias. Depois de listá-las, é necessário que elas sejam colocadas em algum desses quadrantes. E assim, depois de todas agrupadas dentro da matriz, é possível fazer uma análise das suas atividades e onde você tem gastado o seu tempo.
Como lidar e evitar as urgências e interrupções?
- Você pode fazer um plano de ação para aqueles problemas que sempre aparecem na sua empresa não acontecerem mais. O ciclo de PDCA é uma boa ferramenta da qualidade que pode ser usada para isso (caso você não saiba o que é o cliclo PDCA, deixamos aqui um link de um post do Blog da Qualidade, que pode explicar melhor o seu funcinamento);
- Você pode delegar mais as tarefas para que outras pessoas resolvam alguns problemas. Muitas tarefas do quadrante Urgente e Não Importante, podem ser resolvidas por outras pessoas;
- Você pode tentar prever o problema antes que ele aconteça. Ao analisar criticamente cada atividade e projeto que está inserido, é possível verificar áreas de risco. E então, quando for colocar as atividades em prática, já sérá possível prevenir problemas;
- Você pode avaliar as demandas que possui e dizer “não” para alguma delas. Às vezes, algumas atividades não geram valor real para alcançar seus objetivos, para isso, você pode não aceitar algumas demandas;
- Você pode ser menos procrastinador. Descanse o máximo antes de ir trabalhar, mas quando for, que trabalhe no máximo de produtividade também. Uma dica nesse ponto é sempre ter um dia como válvula de escape, para aproveitar e esquecer do trabalho, para conseguir ser ainda mais produtivo nos demais dias;
- Você pode pensar em criar maneiras criativas para lidar com determinados problemas. Uma dica é criar de forma colaborativa com os membros da empresa, maneiras inovadoras de solucionar alguns problemas:
- Você pode treinar sua equipe para resolver problemas sozinha, trabalhando um pouco mais com responsabilidades.
Concluindo
Com este post, podemos concluir que: se no seu dia a dia é possível ver mais a presença de urgências do que atividades importantes previamente planejadas, há um grande problema em sua gestão. A matriz Urgente-Importante é um instrumento capaz de ajudar nesse tipo de reflexão. A partir dessa análise, muitas atitudes podem ser tomadas para gerir melhor o seu tempo, aumentando sua produtividade.
