O programa 8S, desenvolvido pelo professor José Abrantes, docente titular do IME da Universidade Estadual do Rio de Janeiro no ano de 1997, traz inúmeros benefícios às organizações tanto que é recomendado para todos aqueles que buscam implementar uma alta produtividade sem ter um alto custo envolvido no processo.

Você já ficou estressado no ambiente de trabalho por não encontrar um material que precisava? Já chegou em seu escritório e não conseguiu produzir nada por causa da bagunça da sua sala? O falatório na sua empresa atrapalha seu rendimento? Se você respondeu sim para alguma dessas perguntas, possivelmente esse post irá te ajudar!

O que é o 8S?

O programa 5S (5 sensos) é uma ferramenta da área da qualidade muito valorizada que surgiu no Japão. Ele tem o objetivo de proporcionar um ambiente de trabalho adequado para alavancar a produtividade da organização. O 5S ajuda a criar uma cultura de disciplina, identificar problemas e gerar melhorias, podendo ser aplicado a qualquer empresa!

O conceito 5S no Brasil é falho na questão da implantação da cultura na empresa. Por conta disso, ele passou por uma adaptação para a realidade brasileira, surgindo então o conceito 8S. Esta adaptação brasileira obteve a adição de mais 3 sensos, complementando os anteriores.

A ideia desse complemento partiu da percepção de uma dificuldade maior entre os brasileiros de se adaptar à cultura proposta. Com os 8S o programa se tornou mais abrangente e estruturado, aumentando sua eficiência e probabilidade de sucesso.

A ideia principal deles é justamente a conscientização da importância da cultura 5S na empresa. Ou seja, eles surgem em forma de treinamentos e conscientização da empresa como um todo.

Os 8 Sensos:

Senso de Determinação e União

Estabelece a participação e comprometimento da alta administração, em união de todos os colaboradores da empresa. A liderança e a vivência em equipe são essenciais para este senso.

Senso de Treinamento

Diz respeito quanto ao treinamento, educação e crescimento pessoal dos colaboradores. Algo fundamental para a capacitação da equipe, resultando em uma melhor execução das atividades. Este senso também engloba a conscientização das etapas para a implantação do Programa 8S.

Senso de Utilização

Prega o uso somente dos itens necessários para o trabalho, sejam eles ferramentas, documentos, ou objetos em geral. O que é desnecessário é descartado ou realocado. Este modelo de organização evita o desperdício e a má utilização, disponibilizando o que for necessário na quantidade certa.

Senso de Ordenação

Em que os itens são dispostos e guardados de forma que o essencial tenha uma fácil obtenção para a equipe, sempre visando a segurança e velocidade no acesso desses itens. Além disso, é fundamental para que os funcionários armazenem os objetos, após o uso, no local designado.

Senso de Limpeza

Compromisso assumido pelos colaboradores da empresa de responsabilidade pela limpeza do ambiente. Em ambientes limpos e agradáveis existe maior motivação e produtividade, além da facilidade de inspeção para detectar problemas causadores de desperdícios ou acidentes.

Senso de Saúde

 Tem como objetivo manter o ambiente agradável, limpo e seguro através da aplicação dos Sensos anteriores. Ou seja, a partir da manutenção da organização, da limpeza e da melhoria dos relacionamentos entre as pessoas. Além disso, é neste Senso que é criada uma padronização dos métodos de trabalho.

Senso de Autodisciplina

Relacionado com a compreensão e mobilização de todos os colaboradores para seguir as normas e procedimentos da aplicação do 8S. Essa autodisciplina existe em busca de melhorias e aperfeiçoamentos contínuos para que haja uma melhor produtividade.

Senso de Economia e Combate ao Desperdício

 Último Senso do Programa 8S que visa a eliminação dos desperdícios e dos gastos desnecessários da empresa. Todas as oportunidades de melhorias devem ser realizadas em busca de um melhor aproveitamento dos equipamentos, materiais, recursos e produtividade.

E então qual o processo para implementação do sistema 8S em uma empresa?

Como o objetivo do 8S é o enraizamento da cultura na empresa, deve-se estabelecer comprometimento e participação com a implementação dos 8 sensos da alta administração. É muito importante que essa esteja conscientizada inicialmente, para que toda a empresa sinta-se participante do processo.

As pessoas em geral dão valor ao que são feitos por elas mesmas, por isso é essencial a participação de todos os funcionários da empresa no chamado “Dia D”, quando os sensos de limpeza e utilização serão aplicados.

A partir daí é responsabilidade da equipe responsável pelo 8S aplicar os outros sensos. Nessa fase, é essencial que a empresa receba um treinamento para conscientização e entendimento da importância do sistema dentro da empresa.

A maior dificuldade é que geralmente os membros das empresas não veem valor na cultura do 8S e por isso acabam desrespeitando-a. Ou seja, a falta de colaboração dos próprios funcionários é o maior desafio.

Benefícios

A implantação do 8S no ambiente organizacional traz inúmeras mudanças e melhorias, tanto para o setor administrativo quanto para o setor operacional da organização. Além disso, se for bem implementado, a melhoria se torna contínua e aperfeiçoa a curto e a longo prazo, tornando o programa visível mesmo depois de anos de sua implementação.

Redução de desperdícios

Uma das melhorias mais visíveis com a implementação do programa  8S é a redução de desperdícios em quase todos os níveis da organização. Com a aplicação dos sensos de utilização, ordenação e limpeza, o ambiente de trabalho se torna mais dinâmico e ordenado para o trabalho. Reduz, assim, o tempo de execução de certas tarefas.

Com cada objeto em seu lugar específico, o tempo que o funcionário teria de procurar o objeto diminui drasticamente, tornando o processo mais rápido e mais fácil de ser mapeado.

Também, a aplicação desses três sensos, no âmbito dos documentos e arquivos na empresa, torna mais prática a localização de documentos específicos requisitados pela organização. Com a separação de documentos e sua padronização por tipos específicos, o tempo de procura por um documento se torna muito menor. Evita-se, então, o “reviramento” de arquivo por arquivo para achar uma única folha.

Redução de acidentes e aumento da saúde

Outro benefício que a implementação do programa 8S vem a oferecer é a redução de acidentes e a melhora da higiene no ambiente de trabalho. Com a aplicação dos sensos de utilização, limpeza e saúde, o ambiente de trabalho se torna livre de ameaças à segurança dos funcionários. Como também, torna o ambiente mais limpo e saudável tanto para a saúde física com para a saúde psicológica. 

Além disso, com a aplicação do senso de utilização, o ambiente se torna livre de objetos que não agregam valor à produção. Afinal, muitas vezes, esses objetos são empecilhos e acabam atrapalhando o funcionário a executar suas funções. Podendo, assim, aumentar seu stress no ambiente de trabalho.

 Mudança cultural

Além de todas a mudanças físicas na organização, o 8S também contribui para a implementação de uma cultura de combate ao desperdício e para a manutenção das mudanças. Dessa forma, obtendo um espaço de trabalho bem organizado e limpo por todos os stakeholders  da organização.

Com a aplicação dos sensos de Determinação e união, Treinamento, autodisciplina e Economia e combate ao desperdício, a organização inteira se envolve na aplicação e a manutenção do programa 8S. Além disso, ela também fomenta uma cultura de organização do espaço de trabalho e capacitar todos os funcionários a saberem sobre o programa.

Concluindo

Neste post, falamos sobre o que é o 8S, os sensos que fazem parte da metodologia, o processo de implementação e os desafios. Caso tenha gostado do assunto, ou ainda restou alguma dúvida, manda um comentário para gente que conversemos mais!