Nosso planejamento nem sempre é eficaz. Muitas vezes planejamos com o modelo tradicional e, no momento que nos deparamos com mudanças, refazemos-o por completo e perdemos mais tempo. Nesse post iremos abordar os problemas do planejamento tradicional e explicar sobre a abordagem SCRUM.
Formas tradicionais de planejamento
Os métodos tradicionais de planejamento e gerenciamento de projetos baseiam-se em processos bem definidos e documentados. O planejamento detalhado e o processo disciplinado orientam o gerenciamento de projetos tradicional. Eles permitem a medição e o controle de todas as etapas do desenvolvimento do projeto e de sua equipe.
O ciclo de vida desse gerenciamento de projetos é definido pelos processos: iniciação, planejamento, execução, controle e fechamento. Neles, o gerente do projeto é o responsável pela realização dos objetivos do projeto. A força do método tradicional está na repetição e comparação com a as informações históricas. Elas proporcionadas pela padronização estabelecida pelo processo. Portanto, os conceitos mais importantes do gerenciamento tradicional estão relacionados a utilização e aplicação do processo estabelecido e escolhido pela organização.
O objetivo principal relaciona-se a dar suporte ao desenvolvimento dos processos e controle dos problemas durante o ciclo de vida do projeto. A partir das informações históricas e da repetição, obtém-se melhoria da capacidade do processo pela padronização, medição e controle das fases do projeto.
O método tradicional aplica-se a qualquer ambiente de projeto. Porém, quando aparecem dificuldades como prazos restritos e mudanças da requisição do cliente, ele apresenta dificuldade em se adaptar. Desse modo, conflitos de relacionamento e comprometimento de prazos podem acontecer.
Qual o foco do gerenciamento tradicional?
O foco está nos processos e no monitoramento do andamento do projeto através das entregas. A ideia é de que só existe progresso quando é entregue o todo. Ou seja, apenas com 100% do projeto concluído é que o cliente atestará a satisfação com o produto/serviço. O cliente tem participação importante nas fases iniciais do projeto e na determinação de requisitos. Mas, à medida que o projeto evolui, sua participação diminui, de modo que se resuma à aprovação do projeto final. Além disso, o gerente tem papel forte e centralizador na tomada de decisão. A equipe participa das atividades, mas há uma definição clara dos papéis. O que acarreta, dessa forma, pouca influência na tomada de decisão durante a execução do projeto. O planejamento é feito no início e de forma detalhada.
As vantagens dessa abordagem são um maior controle do que está sendo feito (definição exata do escopo e cronograma do projeto), maior previsibilidade e de forma geral um processo de desenvolvimento mais controlável.
Problemas do planejamento tradicional
No entanto, essa previsibilidade e planejamento se restringem às necessidades do cliente. E a apenas o que foi coletado na primeira etapa do processo em cascata. Dessa forma, não é possível realizar alterações nos requisitos e demandas sem impacto direto nos custos, tempo e qualidade do projeto em desenvolvimento. Em alguns tipos de mercado, como por exemplo o de construção civil, essas limitações não têm tanto impacto. Isso se dá pelo fato de que as alterações ao longo de um projeto de construção sempre terão impacto em custo e muitas vezes não são viáveis. No entanto, em mercados de prestação de serviços ou mesmo algumas indústrias, as alterações na demanda do cliente fazem a regra. Além disso, elas devem ser consideradas ao longo de todo o projeto. Foi, pensando nesses mercados, então que Jeff Sutherland construiu a metodologia de gestão denominada SCRUM.
O que é essa metodologia SCRUM?
Trata-se de uma metodologia ágil para que equipes trabalhem juntas para atingir um objetivo comum. A forma de materializar essa proposta é considerando que pequenas entregas de valor individual agregam valor ao objetivo coletivo.
Nesta nova abordagem, o escopo do que será feito é totalmente aberto e dependente do cliente, sendo que o planejamento inicial é o mínimo necessário para iniciar o projeto. Os pontos mais importantes do método são transparência (toda a equipe sabe em que cada um está trabalhando), adaptabilidade (para atender às mudanças dos clientes) e inspeção (verificar constantemente o que e como as tarefas estão sendo feitas, buscando melhorar continuamente o processo de execução e planejamento iterativo).
Além disso, como não mais um planejamento detalhado inicialmente. A equipe precisa definir constantemente junto ao cliente o que deve ser feito e com qual frequência serão entregues um pacote de atividades (esse tempo é denominado sprint). Além disso, também não existe mais o papel do controlador do projeto, que diz o que cada membro deve executar em cada instante. A equipe é auto-gerenciada e funciona construindo o que mais agrega valor ao cliente de imediato.
Essa metodologia é realmente mais ágil?
Um exemplo de uma boa aplicação de métodos ágeis poderia ser num projeto para o lançamento de um novo e inovador modelo de aparelho celular. Será que é necessário conhecer todos os requisitos detalhadamente no início do projeto? Será que a visão inicial do produto corresponderá às expectativas do cliente ou de mercado, durante a execução do projeto? Vale a pena lançar uma versão inicial do celular no mercado antes do fim do projeto? Mesmo possuindo um mínimo de funcionalidades diferenciais, para obter antecipadamente feedback e retorno financeiro?
Como aplicar o SCRUM?
O SCRUM propõe que as equipes evoluam para uma autogestão. De forma que cada colaborador tenha responsabilidade pelas ações sob sua condução e empenhe os recursos necessários para viabilizá-las.
Para favorecer esse tipo de atitude, o método prevê que seja dada visibilidade a todas as atividades em andamento ou já mapeadas no planejamento. Para, assim, estimular o engajamento dos envolvidos e o acompanhamento por parte de toda equipe.
Isso se dá com o uso de quadros, no qual está explícito o andamento das atividades. Mostra também o que já está pronto e o que ainda falta ser feito.
Concluindo
O SCRUM é um método que pode atingir as dificuldades encontradas no modelo tradicional de gestão. Ele é flexível e colaborativo conforme a tendência das empresas atualmente, cada vez mais adaptáveis às mudanças do mercado.
A previsibilidade e planejamento do método de gerenciamento tradicional restringem as necessidades do cliente a apenas o que foi coletado na primeira etapa do processo. Não é possível realizar alterações nos requisitos e demandas sem impacto direto nos custos, tempo e qualidade do projeto em desenvolvimento. No SCRUM, entregas são feitas ao cliente em curtos espaços de tempo. O desenvolvimento em espaços curtos de tempo favorece a implementação de funcionalidades que tenham maior prioridade para o cliente. O SCRUM assume que as alterações sempre irão ocorrer. A diferença está em como tratá-las dentro de cada iteração.
