O PDCA é uma metodologia para a solução de problemas baseada em uma ação cíclica. Sendo suas etapas PLAN (planejar), DO (executar), CHECK (checar) e ACT (agir). Assim é usada constantemente em grandes empresas para garantir a melhoria contínua, é também uma ferramenta imprescindível para solucionar problemas.
O primeiro passo para realizar um ciclo PDCA que gere resultado (em sua empresa) é priorizar UM problema. Ou seja, pense no problema mais crítico do seu negócio, o ciclo PDCA será construído em torno dele, tendo em vista encontrar uma solução eficaz.
1º Passo: Plan
Estabelecer os objetivos e processos necessários para fornecer resultados de acordo com os requisitos e políticas pré-determinados.
Dessa forma o planejamento começa pela análise do processo. Assim várias atividades são realizadas para fazermos uma análise eficaz: Levantamento de fatos; Levantamento de dados; Elaboração do fluxo do processo; Identificação dos itens de controle; Elaboração de uma análise de causa e efeito; Colocação dos dados sobre os itens de controle; Análise dos dados; Estabelecimento dos objetivos
Porque assim, é possível iniciar a elaboração de procedimentos que garantirão a execução dos processos de forma eficiente.
2º Passo: Do
Implementar as ações necessárias.
Nesta fase, colocam-se em prática o que os procedimentos determinam, mas para atingir sucesso, é preciso que as pessoas envolvidas sejam competentes. O treinamento vai habilitá-las a executar as atividades com eficácia. No contexto da melhoria da qualidade do atendimento, esses treinamentos podem acontecer em sessões grupais (na implantação ou reciclagem de um procedimento, por exemplo) ou no próprio posto de trabalho, ou seja, no local onde a atividade ou tarefa acontece.
3º Passo: Check
Monitorar e medir os processos e produtos em relação às políticas, aos objetivos e aos requisitos estabelecidos e relatar os resultados.
É nesta fase que se verifica se os procedimentos foram claramente entendidos, se estão sendo corretamente executados e se a demonstração foi abstraída. Assim esta verificação deve ser contínua e pode ser efetuada tanto através de sua observação, quanto através do monitoramento dos índices de qualidade e produtividade. As auditorias internas de qualidade também são uma excelente ferramenta de verificação.
4º Passo: Act
Executar ações para promover continuamente a melhoria dos processos.
Se durante a checagem ou verificação for encontrada alguma anormalidade, este será o momento de agir corretivamente, atacando as causas que impediram que o procedimento fosse executado conforme planejado. Assim que elas forem localizadas, as reformas deverão ser adotadas, isto é, as ações que vão evitar que o erro ocorra novamente. Em alguns casos, essas medidas podem virar normas, novos procedimentos, padrões, etc.
Priorizando problemas e utilizando deste ciclo, os problemas da sua empresa serão sanados com maior eficácia. Portanto, INSCREVA-SE na nossa newsletter para aprender as ferramentas que compõem o ciclo PDCA!
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